Créer des événements efficaces pour animer sa communauté !
#7 Et pour générer de l'engagement, engendrer des opportunités, gagner en visibilité, fédérer des ambassadeurs, etc.
Salut tout le monde ! J’espère que ça va bien ?
Ça fait un moment que j’ai pas écrit ici… La faute à un problème de riche : j’ai eu beaucoup de boulot !
Et j’ai bien fait de lever le pied sur la création de contenu et de me laisser tranquille ces derniers temps… car, même sans ça, j’ai vu que j’atteignais certaines de mes limites en termes de pression et de charge de travail.
Néanmoins, avec les ponts de mai et quelques jours off, j’ai pu retrouver un rythme appréciable et prendre un peu de temps pour écrire. Notamment une publication sur le sujet “événementiel” qui a généré pas mal de retours. Alors j’ai décidé que ça serait la thématique de cette édition !
Du coup, au programme de cette newsletter :
Une intro sur l’intérêt de créer des événements pour animer sa communauté
Une liste de 12 événements possibles avec avantages et inconvénients
Ma checklist pour baisser ta charge mentale et réussir des événements
4 hacks qui me permettent d’avoir + de 100 participants à chaque événement
C’est parti 👇
🎭 Pourquoi créer des événements ?
En fonction de ton modèle de communauté, de ton programme communautaire et de tes ressources (budget, temps, personnel) créer des événements n’est pas toujours pertinent. Mais c’est quand même chouette et efficace !
En vrac, quelques raisons de créer des événements pour ta communauté :
Générer de l’engagement : Ils permettent aux membres de mieux se connaître, de tisser des liens et de renforcer leur sentiment d'appartenance à la communauté.
Animer ta communauté : Ils apportent une dynamique positive et excitante, créent de l'enthousiasme et de l'intérêt. Ils stimulent l'activité et l'interaction.
Éduquer les membres : Ils peuvent également être source d’information en les concevant pour offrir des formations, des ateliers, des conférences, etc.
Engendrer des opportunités : Ils permettent de se créer des opportunités professionnelles ou de collaborations entre les membres.
Gagner en visibilité : Les événements peuvent accroître la visibilité de la communauté et la rendre plus attrayante pour des personnes extérieures.
Fédérer des ambassadeurs : C’est également le moment de mettre en avant les experts et de leur donner la possibilité de s’exprimer publiquement.
💡 12 types d’événements à tester
Cette liste d’événements est loin d’être exhaustive et a été créée par rapport à mon expérience. T’as pu en tester d’autres ? Intéressé que tu les ajoutes en commentaire !
Les événements en ligne
1️⃣ Webinar
→ Avantages :
Éducatifs : Fournit des informations et des formations.
Accessibilité : Permet une participation facile depuis n'importe où.
Scalabilité : Peut accueillir un grand nombre de participants.
→ Inconvénients :
Engagement passif : Les participants sont moins actifs.
Préparation : Nécessite de la préparation et de l’organisation.
2️⃣ AMA (Ask Me Anything)
→ Avantages :
Accessibilité : Permet aux membres de participer facilement d’où ils veulent.
Interaction : Favorise des interactions avec des leaders ou des experts.
Enregistrement : Peut être enregistré et consulté plus tard.
→ Inconvénient :
Modération : Nécessite une modération active pour gérer les questions.
3️⃣ Codev ou live coaching
→ Avantages :
Personnalisation : Offre des conseils et un soutien personnalisés.
Développement perso et pro : Favorise le développement des membres.
Engagement : Renforce les relations individuelles et l'engagement.
→ Inconvénients :
Ressources : Nécessite un coach ou un expert pour organiser et animer.
Participation : Ne peut accueillir qu'un nombre limité de participants.
4️⃣ Atelier
→ Avantages :
Interactifs : Offre une expérience d'apprentissage pratique.
Flexibilité : Peut être adapté à différents sujets et niveaux de compétence.
Engagement : Encourage une participation active et un engagement accru.
→ Inconvénients :
Préparation : Exige une préparation minutieuse et des ressources.
Techno : La qualité de l'interaction dépend des outils utilisés.
Participation : Est généralement limité en nombre de participants.
5️⃣ Coworking
→ Avantages :
Flexibilité : Les membres peuvent travailler ensemble à distance.
Collaboration : Favorise l'échange d'idées.
Isolement : Aide à réduire ce sentiment, surtout pour les travailleurs à distance.
→ Inconvénients :
Engagement : Peu d’interactions car chacun travaille de son côté.
Techno : La qualité du coworking va dépendre des outils utilisés.
Événements hors ligne
1️⃣ Afterwork
→ Avantages :
Social : Ambiance détendue qui facilite les interactions.
Réseautage : Favorise les opportunités de réseautage informelles.
Liens : Aide à renforcer les relations au sein de la communauté.
→ Inconvénients :
Organisation : Nécessite un minimum de planification logistique.
Disponibilité : Dépend de la disponibilité des membres.
Coûts : Entraîne des coûts pour la nourriture et les boissons.
2️⃣ Conférence
→ Avantages :
Apprentissage : Offre des opportunités d'apprentissage approfondi.
Réseautage : Favorise le réseautage avec un large éventail de participants.
Visibilité : Augmente la notoriété de la communauté et de ses membres.
→ Inconvénients :
Coûts : Peut être coûteux à organiser.
Logistique : Nécessite une planification et une coordination importantes.
3️⃣ Petit dej’ ou dej’
→ Avantages :
Ambiance : Favorise les discussions informelles et le réseautage.
Engagement : Encourage une participation active et personnelle.
Facilité : Relativement facile à organiser.
→ Inconvénients :
Logistique : Nécessite une planification logistique pour les repas.
Coûts : Entraîne des coûts pour la nourriture.
4️⃣ Coworking
→ Avantages :
Collaboration : Encourage la collaboration et l'interaction quotidienne.
Ambiance : Crée un environnement de travail productif.
Isolement : Aide à réduire le sentiment d'isolement.
→ Inconvénients :
Logistique : Nécessite un espace physique approprié.
Coûts : Peut impliquer des frais pour la location d'espace.
Nombre : l’espace en coworking est généralement limité à quelques membres.
5️⃣ Séjour en groupe
→ Avantages :
Liens : Crée des liens forts et durables entre les membres.
Immersion : Favorise une immersion totale et une interaction continue.
Évasion : Offre une pause bienvenue par rapport à la routine quotidienne.
→ Inconvénients :
Coûts élevés : Peut être coûteux à organiser et à participer.
Disponibilité : Nécessite un fort engagement en temps pour les participants.
Logistique : Exige une planification et une coordination intensives.
6️⃣ Séance de sport
→ Avantages :
Bien-être : Encourage une vie saine et active.
Réseautage : Facilite le réseautage dans un cadre informel.
Engagement : Augmente l'engagement grâce à l'activité physique.
→ Inconvénients :
Préférences : Les membres peuvent avoir des locations, préférences et niveaux de condition physique différents.
Logistique : Nécessite une planification et une organisation adéquates.
Conditions : Peut être affecté par la météo, pour les activités en extérieur.
7️⃣ Hackathon
→ Avantages :
Innovation : Stimule la créativité et l'innovation.
Apprentissage : Offre des opportunités d'apprentissage pratique.
Réseautage : Favorise le lien entre personnes ayant des intérêts similaires.
→ Inconvénients :
Exigence en temps : Peut être intensifs et fatigants.
Logistique : Nécessite une planification et une organisation minutieuses.
Stress : Peut créer un environnement stressant pour les participants.
✅ Ma checklist d’un événement réussi
Ces 12 derniers mois, j'ai organisé environ 70 événements communautaires (online ou présentiel) qui ont réuni + de 10K personnes.
Rien que ces 2 dernières semaines, j'en ai organisé 6. Dont 4 que j'ai animé.
Voici une checklist que je me suis faite pour ne rien oublier :
Organisation en amont
[ ] Trouver le concept
[ ] Trouver des intervenants
[ ] Valider les interventions des intervenants
[ ] Trouver un lieu
[ ] Valider une date
[ ] Trouver les prestataires potentiels (photographe, traiteur, etc.)Lancement
[ ] Création et validation des visuels / texte
[ ] Création de la page d’inscription (ex : Eventbrite si c'est IRL / Contrast ou Livestorm si c'est en ligne)
[ ] Communiquer en interne (espace d’échange communautaire, newsletter, invitation personnalisée, collaborateurs et collègues, etc.)
[ ] Communiquer en externe (réseaux sociaux, sites type Meetup, partenaires, intervenants, etc.)J-6 > J-1 : Gestion avant événement
[ ] Mail pour remercier tout le monde de l’inscription
[ ] Ajout d'un événement dans l'Agenda (possibilité de cacher les invités)
[ ] Messages de rappels aux invités (automatisé ou non en fonction des outils)
[ ] Envoyer un mail aux intervenants et prestataires pour leur rappeler les infos pratiques + les infos de RDV
[ ] Préparer mes différentes interventions si j'anime
[ ] Passer sur le lieu quelques jours avant pour visualiser l'espace (si en présentiel)Jour-J : L’événement
[ ] Tester le micro + la caméra + la connexion en amont (si en ligne)
[ ] Gestion des arrivées : faire tourner des personnes à l’entrée si possible (si en présentiel)
[ ] Gestion des prestataires et intervenants
[ ] Communiquer en temps réel (réseaux sociaux et communauté)Post-événement : Communication & feedback
[ ] Envoyer un formulaire de feedback aux invités (Tally, Typeform, etc.)
[ ] Communication interne et externe avec un récap’ photo & vidéo de l’event
[ ] Remercier les intervenants, team, prestataires, etc.
[ ] Créer un reporting avec stats, feedback, next step, etc.
J'oublie des choses ?
🌊 4 hacks pour avoir du monde à ton événement
Lorsque j’ai commencé à créer mes webinars avec crème, je n’avais pas les résultats que je peux avoir aujourd’hui 👇
Voici 4 hacks que j’ai testés, qui fonctionnent très bien et que je ré-utilise dès que j’en ai besoin (fonctionne aussi pour les événement hors ligne) :
1️⃣ Envoyer une invitation directe
Je commence par le hack qui ressemble le moins à un hack. Et pourtant, ça m’a permis de faire x2 sur mes événements !
Il faut savoir que ma stratégie d’acquisition d’inscrits se fait sur 2 canaux principaux :
→ Communication interne (à ta communauté ou ton audience)
Espace d’échange (Slack, Discord, etc.)
Mail (newsletter, mailing, etc.)
→ Communication externe (à ta communauté ou ton audience)
Réseaux sociaux
Annuaires d’événements (Eventbrite, Meetup, etc.)
Réseau des intervenant.e.s
D’expérience, la campagne qui génère les meilleurs résultats, à tous les coups : c’est simplement d’envoyer une invitation personnalisée par mail.
De mon côté, le mail qui marche ressemble souvent à ça (je l’adapte en fonction de mes inspirations du moment) :
2️⃣ Générer de l’émulsion sur les réseaux sociaux
Tu commences à me connaître, je suis un LinkedIn-boy et quand je parle réseaux sociaux, je pense à ce merveilleux endroit 😁
J’ai développé un hack très simple que j’utilise de temps en temps lorsque j’ai un peu de mal à générer de l’engagement hors de la communauté.
Annoncer l’événement sur ton espace d’échange (pour moi : Slack)
Attendre sagement que les gens réagissent à ta publication 🥱
Créer une publication similaire sur les réseaux sociaux qui annonce l’event
Demander aux personnes qui ont réagi sur Slack, de réagir sur les réseaux sociaux
De mon côté, étant donné que je drive mes sujets selon les envies de la communauté, j’ai pas mal de réaction sur mes publis Slack. Souvent, ce sont plusieurs dizaines !
Un exemple de message à copier-coller en DM à tes membres :
3️⃣ Envoyer 1000 invitations LinkedIn
Ça t’intéresserait d’envoyer une invitation à un événement à 1000 contacts LinkedIn que tu peux sélectionner en fonction du lieu, du métier, du secteur, etc. ?
C’est possible avec les événements LinkedIn ! Et tu peux inviter jusqu’à 1000 personnes par semaine !
Comme j’ai la flemme de faire un Loom pour t’expliquer (🫣), je te partage cette vidéo qui explique parfaitement ce hack pour inviter 1000 personnes en quelques clics :
4️⃣ Créer un Zap : Livestorm <> Calendar
Pour terminer, si t’as bien tout fait, tu devrais commencer à avoir pas mal d’inscrits à tes événements ! Maintenant, la question qui devrait te stresser c’est : Est-ce que les gens seront bien là le jour-J ?
Bien-sûr, aujourd’hui la plupart des outils événementiels permettent la mise en place très simple de systèmes de relances.
Mais j’ai testé un autre hack qui m’a permis de baisser de 10 % le taux de no show sur mes événements : envoyer des invitations automatisées sur Google Calendar.
🛠️ Les outils utilisés :
Un outil d’automatisation : Zapier (ça doit aussi fonctionner avec les autres).
Un outil de création d’événement qui a une intégration avec ton outil d’automatisation : Livestorm, Contrast ou Eventbrite ont des intégrations Zapier.
Un outil pour envoyer des invitations sur des calendriers : Google Calendar dans mon cas (c’est aussi le plus utilisé dans ma cible).
⚙️ Le système :
Créer et publier ton événement (pour l’exemple, sur Contrast)
Créer et publier un événement sur ton Google Calendar (pour éviter que les autres personnes voient les invités, tu peux décocher la case “Voir la liste d’invités”)
Créer un Zap : Contrast > Google Calendar qui envoie automatiquement une invitation sur l’événement Google Calendar créé pour chaque nouvel inscrit sur Contrast.
Des invitations Google Calendar s’enverront automatiquement à destination de chaque nouvel inscrit :
